Złote zasady rozpoczynania i kończenia e-maili

Dawniej pisało się listy, dziś pisze się mejle. Tymi pierwszymi rządzą ustalone zasady – wiemy, jak zacząć i skończyć tradycyjny list. Z mejlem jest nieco inaczej, bo może pełnić więcej funkcji niż jego papierowy odpowiednik. W związku z tym, że jest niezwykle rozpowszechnionym i wygodnym narzędziem komunikacji, może przybierać rozmaite formy, np. listu do koleżanki, reklamacji czy pisma do urzędu. Często też korespondencja mejlowa staje się tylko trochę wolniejsza niż rozmowa twarzą w twarz. Niezależnie od typu mejla trzeba jakoś sformułować początek i koniec. Jak?

Zacznę od kilku zwięzłych i nie do końca oczywistych wskazówek.

 

Jednolity ton nagłówka i zwrotu końcowego

Jeśli zaczynasz mejl oficjalnie, to również w tym tonie go zakończ. Jeśli decydujesz się przywitać odbiorcę luźnym słowem „Cześć”, to na końcu zamiast urzędowego „Z poważaniem” napisz „Pozdrawiam ciepło” lub – jeśli w waszej relacji to typowe – „Pozdrowionka”.

Jednolity ton nagłówka i zwrotu końcowego: Jeśli "Cześć Mamusiu!", to np. "Całuję".

 

RE: Odp.: RE: Odp.: – pomiń nagłówek

Gdy mejl zamieni się w dłuższą wirtualną rozmowę, możesz pomijać nagłówek (przywitanie) i przejść od razu do rzeczy. Z pewnością usprawni i ułatwi to komunikację.

 

Uwzględnij nazwę prestiżowego stanowiska lub tytułu odbiorcy

Gdy adresat mejla pełni prestiżową funkcję zawodową (np. prezes, dyrektor, adwokat), społeczną (np. minister, poseł) lub ma jakiś tytuł naukowy, warto uwzględnić to w nagłówku, np. „Szanowny Panie Dyrektorze”, „Szanowna Pani Profesor”, „Szanowna Pani Mecenas”, „Panie Generale”.

 

Przecinek, wykrzyknik, myślnik – gdzie je stawiać?

Przecinek jest uniwersalny – dobry zarówno na początku, jak i na końcu mejla. Jeśli w powitaniu zdecydujesz się na niego, pamiętaj o małej literze na początku pierwszego zdania.

Szczegółowa zasada interpunkcyjna mówi, że wyrazy w wołaczu (np. Aniu, Panie Prezydencie) oddzielamy przecinkiem od reszty zdania. Jednak w korespondencji przyjęło się, że na początku listów w takim kontekście nie stawiamy przecinka. Poprawny więc będzie zapis na początku mejla: „Cześć Aniu”.

Wykrzyknik jest typowy dla korespondencji prywatnej (niesie ze sobą więcej emocji niż przecinek) i został zaczerpnięty z tradycyjnych listów. Jest jednocześnie znakiem kończącym zdanie, dlatego wyraz po nim następujący musi zaczynać się od wielkiej litery.

Myślnika można użyć w pożegnaniu zamiast przecinka. Można też niczego nie wstawiać i też będzie dobrze, a nawet – wzorcowo.

Poprawne wersje są następujące:

Interpunkcja w przywitaniach: wykrzyknik + wielka litera, przecinek + mała litera, brak przecinka.

Interpunkcja w formułach końcowych: nic, przecinek, myślnik.

 

Szacunek i stosowność

Z mejlem jest tak, jak z każdym innym typem kontaktu z drugim człowiekiem – obowiązują pewne zasady stosowności. Ekran, przed którym siedzisz, nie jest magiczną zasłoną, która zmniejsza dystans obecny w bezpośredniej rozmowie. Jeśli na co dzień łączą cię z kimś sztywne relacje, to ton mejla również powinien być sztywny. Jeśli do swojej mamy mówisz „mamusiu”, to – aby wyrazić szacunek – mejla do niej nie zaczynaj od „Pani Matko”, bo ten zwrot był na czasie, gdy o komputerach nikomu się jeszcze nie śniło. Jestem pewna, że każda mama poczuje się wystarczająco uszanowana, jeśli zobaczy w nagłówku mejla „Mamusiu”, „Kochana Mamusiu” czy „Cześć Mamuniu” – niezależnie od tego, jak duża dzieli was różnica wieku.

Formuła rozpoczynająca i kończąca mejl powinna być dostosowana do relacji, jaka łączy cię (nadawcę) z odbiorcą. Uwzględnij więc rangę (stanowisko) osoby, do której piszesz, jej wiek, płeć, zwyczaje przyjęte w danym środowisku (np. urzędowym, akademickim) i to, czy mejl jest początkiem czy kontynuacją korespondencji. To normalne, że nie zawsze masz te wszystkie informacje. Czasem też po prostu nie wiesz, kto odbierze mejl, i czujesz się tak, jakbyś wysyłał go w eter: „Pewnie dostają milion takich mejli… Czy w ogóle ktoś mi odpisze?”. Więc jeśli czegoś nie wiesz lub nie jesteś pewien, lepiej zachowaj ostrożność, czyli w tej sytuacji – dystans.

Dodam jeszcze kilka słów na temat brania pod uwagę wieku odbiorcy mejla. Osoby starsze mają swoje standardy zwrotów grzecznościowych, młodsze – swoje. To jasne, że różnią się one od siebie. Dlatego właśnie jedni poczują się poniżeni, gdy otrzymają mejl z nagłówkiem „Witam”, dla innych jest on normą. I tak jedni nie rozumieją drugich, uważają, że ktoś się za bardzo spoufala lub jest zbyt konserwatywny. Starsi od zawsze narzekali na młodzież i to się szybko nie zmieni, a żyć z tym jakoś trzeba. Wydaje mi się, że – aby uszanować drugą osobę – wystarczy się zastanowić, jakiego zwrotu grzecznościowego oczekiwałaby ona na początku i końcu mejla.

 

Pamiętaj!

W mejlach nie ma usankcjonowanych zakazów i nakazów, nikt ich więc nie egzekwuje. Trzeba więc kierować się wyczuciem, czy wypada zwrócić się do odbiorcy w konkretny sposób.

 

Podam kilka przykładów, które potraktuj jako wskazówki.

Piszesz do rodziny lub znajomych (łączy was bliska relacja)

Do rodziny, do znajomychCześć, → Do jutra,
Mamusiu! → Całuję –
Kasiu, → Uściski
Cześć Madziu, → Przesyłam pozdrowienia dla Ciebie i Marka
Andrzeju, → Serdeczne pozdrowienia ode mnie i Jarka,

 

Między tobą a odbiorcą jest duży dystans

Student do wykładowcySzanowny Panie Profesorze, → Z wyrazami szacunku i poważania
Matka ucznia do dyrektora szkołySzanowny Panie Dyrektorze, → Łączę wyrazy szacunku
Właściciel lokalu do przewodniczącego wspólnoty mieszkaniowej
Pracownik firmy do przedstawiciela innej instytucji
Podwładny do osoby na wyższym (wysokim) stanowisku
Piszesz do nieznanej sobie osoby
Szanowny Panie, → Z wyrazami szacunku

 

Nieco zmniejszony dystans

Jeśli z odbiorcą mejla łączy cię oficjalna, ale ciepła relacja, możesz pozwolić sobie na nieznaczne zmniejszenie dystansu. Dotyczy to też sytuacji, gdy jest to kolejny mejl w danej sprawie i nie chcesz pomijać linijki przywitania.

Te same sytuacje, co poprzednioDzień dobry, → Serdecznie pozdrawiam,
Szanowna Pani, → Łączę wyrazy szacunku dla Pani Męża,
Szanowny Panie, → Ukłony dla Pańskiej Małżonki,
Panie Profesorze, → Z wyrazami szacunku
Pani Doktor, → Proszę przyjąć wyrazy szacunku ode mnie i mojego Męża.

 

Korespondencja służbowa

Być może często znajdujesz się w sytuacji, która nie jest ani prywatna, ani oficjalna, a więc np. służbowa. Wtedy przydatne mogą się okazać następujące zwroty:

Prosisz o coś kolegę z zespołu (jesteście na ty)Cześć, → Dzięki
Prosisz o coś kolegę z zespołu (jesteście na pan, pani, ale dość blisko, jakby na ty)Panie Zbyszku, → Dziękuję,
Piszesz do pracownika, którego jeszcze nie znaszDzień dobry, → Pozdrawiam

 

Kilka słów komentarza do ostatnich przykładów:

Specjaliści od savoir-vivre’u nie polecają zwracania się do kogoś na pan, pani w połączeniu z imieniem („panie Zbyszku”). Jest to jednak dość użyteczna forma, gdy niby pozostajemy z kimś w relacji pan, pani, ale stosunki między nami są niemalże przyjacielskie. Tak jest w wielu przedsiębiorstwach. Zwyczaj ten jest w porządku wyłącznie w kontaktach wewnątrz firmy. Zwracanie się w ten sposób do klientów jest niegrzeczne (np. gdy pracownik banku dzwoni do klienta, z którym nie współpracuje na stałe, i proponuje mu kartę kredytową, powinien zwracać się do niego „proszę pana”, „proszę pani”).

W ostatnim przykładzie użyłam „dzień dobry” i „pozdrawiam”. Według mnie są one neutralne – ani luźne, ani oficjalne. Dlatego świetnie się nadają w takich sytuacjach, w których odbiorca mejla nie jest osobą o wyższej randze względem piszącego (jak jest np. w relacji wykładowca – student, prezes firmy – pracownik), z kolei piszący nie jest szczególnie przywiązany do pięknych i długich formuł kończących korespondencję. Pewnie takich ludzi jest dziś coraz więcej, bo w tę stronę idzie świat – żyjemy coraz szybciej, dociera do nas mnóstwo informacji, jesteśmy stale w „niedoczasie” (ależ mi się to sformułowanie nie podoba!). Skoro mamy tak mało czasu, to kurtuazja spada na drugi plan, a pewne zachowania grzecznościowe da się zaobserwować wyłącznie u osób z najstarszego pokolenia (mężczyzna zdejmujący czapkę z głowy na przywitanie kobiety). I tak dochodzimy do momentu, gdy dla niektórych osób „Dzień dobry” stało się zbyt długie i wolą zacząć mejl od „Witam”. Niektórych to nie wzruszy, innych zaś bardzo obrazi. O co więc chodzi z tym witaniem?

 

„Witam”

Niektórych nie wzruszy, innych obrazi – jest to więc forma ryzykowna. Jeśli nie masz pewności, jak zareaguje na nią odbiorca twojego mejla, lepiej użyj innych słów (np. nieco dłuższego, za to bezpiecznego „Dzień dobry”).

Dlaczego „Witam” na początku mejla może razić? Z dwóch powodów. Po pierwsze sugeruje wyższą pozycję osoby wypowiadającej to słowo, po drugie jest formułą zarezerwowaną dla gospodarza witającego swoich gości: gdy przyjeżdżaliśmy do mojej babci mieszkającej w innym mieście, ta stała w drzwiach i z wielką radością mówiła: „Witajcie w domu!”. To było bardzo ciepłe powitanie. Czy nadawca mejla może być gospodarzem?

Na początku artykułu pisałam o zasadzie symetrii w formułach rozpoczynających i kończących mejl. Pół żartem, pół serio – jeśli „Witam”, to i „Żegnam”. A może jeszcze: „Żegnam Pana”? Odbiorca mejla nie poczułby się raczej uszanowany…

 

„Z poważaniem”

Ta forma, tak samo jak „Witam”, jest krótka, więc coraz popularniejsza. Została zaczerpnięta z korespondencji urzędowej, gdzie urzędnik nie ma potrzeby (nie chce?) ocieplać relacji z obywatelem i stosuje to właśnie zdawkową pożegnanie, które nie każdy uważa za uprzejme. W polskich obyczajach językowych przyjęło się bowiem, że grzeczny, znaczy rozbudowany. Jeśli chcę poprosić męża, aby zrobił mi herbatę, mogę powiedzieć: „Skarbie, czy mógłbyś zrobić mi herbatę?”. Brzmi to inaczej niż: „Zrób herbatę!”. Zasady grzeczności są takie same bez względu na to, czy zwracamy się do kogoś bezpośrednio czy mejlowo. Zamiast „Z poważaniem” można napisać np.:

  • Łączę wyrazy poważania,
  • Łączę wyrazy szacunku,
  • Łączę wyrazy prawdziwego szacunku,
  • Proszę przyjąć wyrazy poważania,
  • Proszę przyjąć wyrazy szacunku,
  • Z wyrazami poważania,
  • Z wyrazami szacunku.

Jest więc z czego wybierać.

 

Naprawdę warto zastanowić się przez moment, w jaki sposób zacząć i zakończyć mejl, zwłaszcza jeśli nie znasz osoby, do której go wysyłasz. Mam nadzieję, że to, co napisałam, pomoże ci dobrać odpowiednie słowa.

 

Jedna myśl nt. „Złote zasady rozpoczynania i kończenia e-maili

  1. Ufff! Już myślałam, że stawianie przecinka po „pozdrawiam” jest jedyną słuszną opcją. A tu się okazuje, że nie :) Nie ukrywam, że się cieszę :)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*