https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdaLh-dvqBgTxV5HVUInWoHOrH9j-7rhHbeHLBlpsJyAN-99g/viewform?usp=sf_link

przycisk

MS Office dla Asystentek i Office Managerów
25-27.01.2023 WARSZAWA i ONLIN;
6-8.02.2023 WARSZAWA i ONLINE;
13-15.03.2023 WARSZAWA i ONLINE

Microsoft Excel od podstaw – wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego w biznesie
19-20.01.2023 WARSZAWA i ONLINE;
13-14.02.2023 WARSZAWA i ONLINE;
1-2.03.2023 WARSZAWA i ONLINE

Microsoft Word – tworzenie profesjonalnych dokumentów – poziom średniozaawansowany
12-13.02.2023 WARSZAWA i ONLINE;
2-3.02.2023 WARSZAWA i ONLINE;
9-10.03.2023 WARSZAWA i ONLINE

Microsoft Word – tworzenie profesjonalnych dokumentów – poziom zaawansowany
30-31.01.2023 WARSZAWA i ONLINE;
20-21.03.2023 WARSZAWA i ONLINE;

Tworzenie profesjonalnych prezentacji – Microsoft PowerPoint
1.02.2023 WARSZAWA i ONLINE;
3.03.2023 WARSZAWA i ONLINE

Microsoft PowerPoint poziom zaawansowany – tworzenie profesjonalnych prezentacji
18.01.2023 WARSZAWA i ONLINE;
3.03.2023 WARSZAWA i ONLINE

Jak zrobić prezentację multimedialną w programie PowerPoint

powerpoint-prezentajca-multimedialna-jak-zrobic

Na koniec link do kolejnego artykułu: Jak stworzyć efektowne slajdy

Otwierasz PowerPointa i gapisz się w ekran? Dobrze znasz temat swojej prezentacji, tylko nie wiesz, jak się zabrać za slajdy?

Oto sprawdzony schemat, jak zrobić prezentację w PowerPoincie:

Ustal: do kogo mówisz, po co, gdzie i ile masz na to czasu.
Zbierz materiały.
Opracuj treść: tekst, grafikę, wykresy, multimedia – wszystko, co będzie ci potrzebne.
Otwórz PowerPointa i stwórz slajdy.
Ćwicz wystąpienie, jeśli masz czas i sytuacja tego wymaga.

Dziwi cię, że PowerPoint to dopiero 4. punkt? No to czytaj dalej.

Od czego zacząć

Szkoła nas tego nie nauczyła i czujesz się niepewnie. Wiem. Dlatego trzymaj się schematu opisanego poniżej. On działa!

Odbiorca

Czyli inaczej – do kogo mówisz. No bo przecież nie do siebie! Na sali zbiorą się konkretni ludzie w konkretnym celu. To właśnie oni są najważniejsi. Oni są odbiorcami i chcą się czegoś dowiedzieć. Potraktuj ich jako klientów – płacą, więc mają być zadowoleni.

Dlatego przemyśl:

Kto będzie siedział na sali? Prezes, twój zespół, czy pół firmy? A może to wielonarodowa grupa ludzi z różnych branż?
Na co możesz sobie pozwolić przed konkretną publicznością? Żart, demotywator, głupie zdjęcie?
Jaki poziom ogólności ją interesuje? Inaczej na temat patrzy prezes, inaczej PM, inaczej klient.
Jaki przekaz lepiej zrozumie: barwną historię z życia wziętą, konkretne liczby, fakty, a może ładne zdjęcia?

Cały czas miej na uwadze: mówisz do kogoś. I w mniemaniu tego kogoś, to on sam jest najważniejszą osobą na sali. Nie ty! Jeśli chcesz przygotować profesjonalną prezentację, tak właśnie myśl o odbiorcach.

Wierz mi, to się sprawdza!

Cel

Po co mówisz? Po co ktoś cię słucha? Prezentacja to nie wygłaszanie szkolnego referatu nieinteresującego nawet nauczyciela! On słuchał, bo musiał. Rety, ileż razy to widziałam! Pewnie ty też.

Dlatego zastanów się:

Po co słuchacz przyszedł?
Czego chce się dowiedzieć?
Dlaczego ogląda prezentację, a nie czyta mejla? Dlaczego komunikujecie się akurat w tej formie? Wykorzystaj przewagę spotkania twarzą w twarz!

Na spotkaniu masz poruszyć konkretne kwestie interesujące odbiorcę i przedstawić je tak, żeby utrzymać jego zainteresowanie. Oni właśnie po to poświęcili swój cenny czas! Odbiorca bardzo się wkurzy, jeśli zmarnuje czas, a nie dowie się tego, po co przyszedł.

I pamiętaj: Od celu prezentacji zależy treść slajdów.

Bo przecież inaczej omówisz zakończony projekt wewnątrz zespołu, a inaczej przed klientem. Inny odbiorca, inny cel, inna prezentacja dotycząca tego samego tematu.

Wygłaszasz prezentację – na slajdach jest absolutne minimum, bo resztę powiesz. Wysyłasz potem slajdy mejlem albo drukujesz uczestnikom materiały informacyjne – wzbogać je o fragmenty swojej mowy. Np. do wykresu dopisz kluczowe liczby i koniecznie tytuł.

Miejsce

Czy będziesz prezentować online, czy przed pięcioma tysiącami ludzi? A może tylko podczas zwykłego spotkania w firmie?

Będziesz wyświetlać slajdy poprzez Teams’a? Zooma? A może na monitorze albo rzutniku?

Im większy ekran, tym lepszej jakości zdjęcia musisz mieć. Im większa sala, tym większa czcionka na slajdach. Przecież uczestnik siedzący w ostatnim rzędzie też musi wszystko bez trudu przeczytać, prawda?

Lepiej sprawdź zawczasu:

Jak duża będzie sala?
Czy działa tam PowerPoint?
Jak dużej czcionki musisz użyć, by każdy uczestnik dobrze widział?
Czy umiesz włączyć widok prelegenta?
Czy musisz sobie zainstalować dodatkowy program, by połączyć się z bezprzewodowym ekranem?

O ile masz taką możliwość i idziesz z własnym laptopem, przetestuj ustawienia swojego PowerPointa w miejscu prezentowania. Bo jeśli się okaże, że z jakiegoś powodu nie umiesz ustawić niezbędnego akurat widoku prelegenta, to lepiej wiedzieć o tym zawczasu.

Czas

Na tym etapie zastanów się tylko nad tym:

Ile faktycznie masz czasu?
O czym zdążysz powiedzieć? Bo wiadomo, że nie o wszystkim, co wiesz!

Czy w ten czas wlicza się podłączenie pendrive’a z plikiem, zgranie go, walka z ustawieniami rzutnika? A może robisz to przed spotkaniem, a swoje 10 min. wykorzystujesz wyłącznie na mówienie?

Jak zorganizować treść

Wiesz już do kogo, po co i w jakich okolicznościach mówisz. Pora na treść. Najpierw musisz ją sobie w dowolny sposób ułożyć. Użyj tego, co u ciebie działa: lista wielopoziomowa, mapa myśli, karteczki samoprzylepne – cokolwiek. W ostateczności może to być nawet PowerPoint – polecam widok konspektu, bo szybciej wklepuje się treść. Tylko nie ulegnij pokusie, by od razu tworzyć gotowe slajdy!

Pamiętając, do kogo mówisz i ile masz na to czasu, wybierz najważniejsze punkty. Napisz je. Na kartce, komórce, w Wordzie – gdzie chcesz. Napisz je.

Następnie zastanów się, co koniecznie trzeba w każdej kwestii powiedzieć. I również to zapisz, np. jako podpunkty.

Wyjdzie na to, że i tak masz więcej materiału niż czasu, by to wszystko zaprezentować.

Jak to teraz pokazać na slajdach? Zasady tworzenia prezentacji w PowerPoincie

Przede wszystkim musisz sobie uświadomić, jaką funkcję pełnią slajdy.

Szykując slajdy, trzymaj się tych zasad:

Slajdy są dla odbiorców, nie dla ciebie.
Slajdy są tłem, uzupełnieniem tego, co mówisz.
Slajd nie są twoją ściągawką! Do tego służą notatki pod slajdem i widok prelegenta. Najpierw wprowadzasz odbiorców w kolejne zagadnienie, dopiero potem zmieniasz slajd!
Slajd ma byćpoświęcony jednemu zagadnieniu: 1 slajd = 1 idea. Chodzi o koncentrację uwagi słuchaczy. Ozdobniki i logo firmy to rozpraszacze. Im mniej tego na slajdzie, tym lepiej.
Slajd ma być prosty: przeczytany w max 7 sekund, zrozumiany w max 3. Nie pisz tu więc eseju, bo odbiorcy będą czytać, zamiast cię słuchać. To prezentacja, nie mejl!

Slajdy są ci potrzebne, bo:

Pomagają zrozumieć – czasem łatwiej pokazać, niż wytłumaczyć: wykres zamiast mówienia wielu skomplikowanych liczb.
Angażują – do odbiorcy docierają różnorodne bodźce, więc lepiej zapamiętuje. Mają zapamiętać twoją prezentację, prawda?
Przykuwają uwagę – dają sygnał, że treść jest istotna i ułatwiają koncentrację.
Mogą informować o strukturze prezentacji: na który temat z ilu mówisz, jaki to temat. Niektórzy lubią takie coś – zwłaszcza ludzie o umysłach ścisłych.

Ile ma być slajdów

Pamiętaj, że człowiek bezwolnie spojrzy na slajd bez względu na to, co na nim będzie. Sensowne slajdy zaciekawią, brzydkie odstraszą, a chaotyczne zniechęcą.

Liczba slajdów nie jest w żaden sposób powiązana z liczbą minut prezentowania!

Mam nadzieję, że wybrzmiało.

Bo to bardzo ważne.

Od czego więc zależy ich ilość? Otóż każdy slajd ma coś wnosić do warstwy merytorycznej prezentacji. Każdy slajd ma mieć swój cel – pomagać zrozumieć, angażować, przykuwać uwagę…

Co ma być na slajdach

Zdecyduj:

Co będzie łatwiej pokazać niż wytłumaczyć? Każdej rzeczy poświęć oddzielny slajd: 1 slajd = 1 idea.
Co wymaga całkowitej uwagi odbiorców? Warto im to zaakcentować właśnie jakimś slajdem. A co na nim umieścić? Cokolwiek. To może być nawet jedno słowo.
Co odbiorcy po prostu muszą zobaczyć: jakieś ważne zdjęcia, nowe logo, twarz zwycięzcy konkursu…

A potem stwórz potrzebne materiały: wykres, diagram, grafikę, znajdź mapę, zdjęcie… Pamiętaj też, że na samym początku uwaga ludzi jest największa, więc nie musisz tracić czasu na slajd z planem wystąpienia (agendą). Skoncentruj się na merytoryce.

Jak mają wyglądać slajdy

Wstępny wygląd slajdów narysuj na kartce. Jeśli od razu wyklikujesz je w PowerPoincie, zaczynasz koncentrować się na kwestiach technicznych, a merytoryka ucieka. Długopisem posługujesz się duuuużo dłużej niż PowerPointem. Po prostu przelewasz myśli na papier i nic cię nie ogranicza!

Pamiętaj, że mówisz do konkretnych osób. Tak masz mówić, by cię zrozumieli:

Potrzebują mieć wypisane, na jaki temat teraz mówisz – napisz im ten temat.
Potrzebują rysunku, by łatwiej ogarnąć opisywany proces – narysuj im ten proces.
Podejrzewasz, że zapytają o tabelę danych do wykresu – podłącz do niego ukryty slajd.
Nie wiesz, w jakiej kolejności przyjdzie ci omawiać tematy – stwórz niestandardowe pokazy slajdów i podlinkuj je do listy tych tematów.
Bez żartu się nie obędzie? Wklej demotywator lub scenę z filmu.
Coś, co mówisz, brzmi jak żart, ale nim nie jest? Ktoś może nie zrozumieć? Niech slajd ma smutne barwy: szarość, czerń. Niech kontrastuje z pozostałymi slajdami. Nie dotrzesz słowem i logiką, dotrzesz obrazem.

Zrób wszystko, by odbiorcy – najważniejsze osoby na sali – jak najwięcej wynieśli z twojej prezentacji.

Kilka rad na koniec

Trzymaj się opisanego schematu. PowerPointa otwierasz pod koniec. Najpierw: odbiorca, cel, miejsce, czas; organizacja merytoryki; wybór treści do slajdów.
O gustach się nie dyskutuje: Nie dogodzisz każdemu. Forma graficzna twojej prezentacji nie musi się wszystkim podobać.
Trening czyni mistrza: Stresujesz się? To normalne. Zrób z adrenaliny sprzymierzeńca – niech pomoże ci w koncentracji. Im więcej będziesz występować publicznie, tym lepiej będziesz to robić.
Koleżanka też przygotowuje prezentację? Wyślij jej link do tego artykułu. Niech też skorzysta!

Odnośnik do kolejnego artykułu: Jak stworzyć efektowne slajdy