Jak zacząć i zakończyć e-mail

Czy można zacząć e-mail od Witam? Czy może lepsze Szanowni Państwo? A co na pisać na końcu? Pozdrawiam? Z poważaniem? No właśnie – jak zacząć i zakończyć e-mail, aby nikt się nie obraził i nie było sztywniacko?

Kiedyś to nie było problemu – był schemat: Szanowna Pani Dyrektor… Z wyrazami szacunku… Aż tu nagle pojawił się internet i powstała luka zwyczajowa i do tego wielkie zamieszanie. Dziś e-maile przybierają wszelakie formy – listu do koleżanki, reklamacji czy pisma do urzędu. Często też korespondencja e-mailowa staje się tylko trochę wolniejsza niż rozmowa twarzą w twarz.

Zacznę od kilku zwięzłych i nie do końca oczywistych wskazówek.

Jednolity ton nagłówka i zwrotu końcowego

Jeśli zaczynasz e-mail oficjalnie, to również w tym tonie go zakończ. Jeśli decydujesz się przywitać odbiorcę luźnym Cześć, to na końcu zamiast urzędowego Z poważaniem napisz Pozdrawiam ciepło lub Pozdrowionka, jeśli w waszej relacji to typowe.

Jednolity ton nagłówka i zwrotu końcowego: Jeśli "Cześć Mamusiu!", to np. "Całuję".

Kiedy pominąć przywitanie

  • RE: Odp.: RE: Odp.

Gdy e-mail zamieni się w dłuższą wirtualną rozmowę, możesz pomijać nagłówek (przywitanie) i przejść od razu do rzeczy. Z pewnością usprawni i ułatwi to komunikację.

Uwzględnij nazwę prestiżowego stanowiska lub tytułu odbiorcy

Ludzie lubią pochwały. Dlatego gdy adresat pełni prestiżową funkcję zawodową (np. prezes, dyrektor, adwokat), społeczną (np. minister, poseł) lub ma jakiś tytuł naukowy, warto uwzględnić to w nagłówku, np.

  • Szanowny Panie Dyrektorze,
  • Szanowna Pani Profesor,
  • Szanowna Pani Mecenas,
  • Panie Generale

Pamiętaj, by ten tytuł napisać wielką literą!

Przecinek, wykrzyknik, myślnik – gdzie je stawiać?

Przecinek jest uniwersalny – dobry zarówno na początku, jak i na końcu mejla. Jeśli w powitaniu zdecydujesz się na niego, pamiętaj o małej literze na początku pierwszego zdania.

Szczegółowa zasada interpunkcyjna mówi, że wyrazy w wołaczu (np. Aniu, Panie Prezydencie) oddzielamy przecinkiem od reszty zdania. Jednak w korespondencji przyjęło się, że na początku listów w takim kontekście nie stawiamy przecinka. Poprawny więc będzie zapis na początku mejla: „Cześć Aniu”.

Wykrzyknik jest typowy dla korespondencji prywatnej (niesie ze sobą więcej emocji niż przecinek) i został zaczerpnięty z tradycyjnych listów. Jest jednocześnie znakiem kończącym zdanie, dlatego wyraz po nim następujący musi zaczynać się od wielkiej litery.

Myślnika można użyć w pożegnaniu zamiast przecinka.

Można też niczego nie wstawiać i też będzie dobrze, a nawet wzorcowo.

Poprawne wersje są następujące:

Interpunkcja w przywitaniach: wykrzyknik + wielka litera, przecinek + mała litera, brak przecinka.
Interpunkcja w formułach końcowych: nic, przecinek, myślnik.

Szacunek i stosowność

Z mejlem jest tak, jak z każdym innym typem kontaktu z drugim człowiekiem – obowiązują zasady stosowności. Ekran, przed którym siedzisz, nie jest magiczną zasłoną, która zmniejsza dystans obecny w bezpośredniej rozmowie. Jeśli na co dzień łączą cię z kimś sztywne relacje, to ton mejla również powinien być sztywny. Jeśli do swojej mamy mówisz mamusiu, to – aby wyrazić szacunek – mejla do niej nie zaczynaj od Pani Matko, bo ten zwrot był na czasie, gdy o komputerach nikomu się jeszcze nie śniło. Jestem pewna, że każda mama poczuje się wystarczająco uszanowana, jeśli zobaczy w nagłówku mejla Mamusiu, Kochana Mamusiu czy Cześć Mamuniu – niezależnie od tego, jak duża dzieli was różnica wieku.

Relacja łącząca cie z adresatem

Formuła rozpoczynająca i kończąca mejl powinna być dostosowana do relacji, jaka łączy cię (nadawcę) z odbiorcą. Uwzględnij więc rangę (stanowisko) osoby, do której piszesz, jej wiek, płeć, zwyczaje przyjęte w danym środowisku (np. urzędowym, akademickim) i to, czy mejl jest początkiem czy kontynuacją korespondencji. To normalne, że nie zawsze masz te wszystkie informacje. Czasem też po prostu nie wiesz, kto odbierze mejl, i czujesz się tak, jakbyś wysyłał go w eter: „Pewnie dostają milion takich mejli… Czy w ogóle ktoś mi odpisze?”. Więc jeśli czegoś nie wiesz lub nie jesteś pewien, lepiej zachowaj ostrożność, czyli w tej sytuacji – dystans.

Wiek adresata

Dodam jeszcze kilka słów na temat brania pod uwagę wieku odbiorcy mejla. Osoby starsze mają swoje standardy zwrotów grzecznościowych, młodsze – swoje. To jasne, że różnią się one od siebie. Dlatego właśnie jedni poczują się poniżeni, gdy otrzymają mejl z nagłówkiem „Witam”, dla innych jest on normą. I tak jedni nie rozumieją drugich, uważają, że ktoś się za bardzo spoufala lub jest zbyt konserwatywny. Starsi od zawsze narzekali na młodzież i to się szybko nie zmieni, a żyć z tym jakoś trzeba. Wydaje mi się, że – aby uszanować drugą osobę – wystarczy się zastanowić, jakiego zwrotu grzecznościowego oczekiwałaby ona na początku i końcu mejla.

Musisz mieć wyczucie

Pamiętaj!

W mejlach nie ma usankcjonowanych zakazów i nakazów, nikt ich więc nie egzekwuje. Trzeba więc kierować się wyczuciem, czy wypada zwrócić się do odbiorcy w konkretny sposób.

Podam kilka przykładów, które potraktuj jako wskazówki.

Bliska relacja – rodzinna lub przyjacielska

  • Cześć, | Do jutra,
  • Mamusiu! | Całuję –
  • Kasiu, | Uściski
  • Cześć Madziu, | Przesyłam pozdrowienia dla Ciebie i Marka
  • Andrzeju, | Serdeczne pozdrowienia ode mnie i Jarka

Między tobą a odbiorcą jest duży dystans

Student do wykładowcy:

  • Szanowny Panie Profesorze, | Z wyrazami szacunku i poważania

Matka ucznia do dyrektora szkoły:

  • Szanowny Panie Dyrektorze, | Łączę wyrazy szacunku

Właściciel lokalu do przewodniczącego wspólnoty mieszkaniowej:

  • Szanowny Panie, | Z wyrazami szacunku

Tak samo może też powiedzieć pracownik firmy do przedstawiciela innej instytucji, Podwładny do osoby na wyższym stanowisku lub po prostu, gdy piszesz do nieznanej sobie osoby.

Nieco zmniejszony dystans

Jeśli z odbiorcą mejla łączy cię oficjalna, ale ciepła relacja, możesz pozwolić sobie na nieznaczne zmniejszenie dystansu. Dotyczy to też sytuacji, gdy jest to kolejny mejl w danej sprawie i nie chcesz pomijać linijki przywitania.

  • Dzień dobry, | Serdecznie pozdrawiam,
  • Szanowna Pani, | Łączę wyrazy szacunku dla Pani Męża,
  • Szanowny Panie, | Ukłony dla Pańskiej Małżonki,
  • Panie Profesorze, | Z wyrazami szacunku
  • Pani Doktor, | Proszę przyjąć wyrazy szacunku ode mnie i mojego Męża.

Korespondencja służbowa

Mogą się okazać następujące zwroty:

Prosisz o coś kolegę z zespołu – jesteście na ty:

  • Cześć, → Dzięki

Prosisz o coś kolegę z zespołu – jesteście na pan, pani, ale dość blisko, jakby na ty:

  • Panie Zbyszku, → Dziękuję,

Piszesz do pracownika, którego jeszcze nie znasz:

  • Dzień dobry, → Pozdrawiam

W powyższym przykładzie użyłam dzień dobry i pozdrawiam. Według mnie są one neutralne – ani luźne, ani oficjalne. Dlatego świetnie się nadają w takich sytuacjach, w których odbiorca mejla nie jest osobą o wyższej randze względem piszącego (jak jest np. w relacji wykładowca – student, prezes firmy – pracownik), z kolei piszący nie jest szczególnie przywiązany do pięknych i długich formuł kończących korespondencję.

Pani Kasiu, Panie Zbyszku

Specjaliści od savoir-vivre’u nie polecają zwracania się do kogoś na panie Zbyszku. Jest to jednak dość użyteczna forma, gdy niby pozostajemy z kimś w relacji pan, pani, ale stosunki między nami są niemalże przyjacielskie. Tak jest w wielu firmach czy urzędach. Zwyczaj ten jest w porządku wyłącznie w kontaktach wewnątrz firmy.

Zwracanie się w ten sposób do klientów jest niegrzeczne. Dlatego jeśli np. pracownik banku dzwoni do klienta, z którym nie współpracuje na stałe, i proponuje mu kartę kredytową, powinien zwracać się do niego proszę pana, proszę pani.

No ale to teoria. takich ludzi jest dziś coraz więcej, bo w tę stronę idzie świat. Żyjemy coraz szybciej, dociera do nas mnóstwo informacji, jesteśmy stale w niedoczasie (ależ mi się to sformułowanie nie podoba!).

Skoro mamy tak mało czasu, to kurtuazja spada na drugi plan, a pewne zachowania grzecznościowe da się zaobserwować wyłącznie u osób z najstarszego pokolenia. Jeśli jesteś kobietą, czy pamiętasz kiedy ostatni raz sąsiad zdjął czapkę z głowy i powiedział ci dzień dobry? Ja pamiętam – to było jakieś 20 lat temu… Ten obraz mam w pamięci i już tam pozostanie. Tak bardzo jest ujmujący!

Witam – forma ryzykowna!

I tak dochodzimy do momentu, gdy dla niektórych osób Dzień dobry stało się za długie i wolą zacząć mejl od Witam. Niektórych to nie wzruszy, innych zaś bardzo obrazi. O co więc chodzi z tym witaniem?

Niektórych nie wzruszy, innych obrazi – jest to więc forma ryzykowna. Jeśli nie masz pewności, jak zareaguje na nią odbiorca twojego mejla, lepiej użyj innych słów, np. nieco dłuższego Dzień dobry.

Dlaczego Witam na początku mejla może razić? Z dwóch powodów.

Po pierwsze sugeruje wyższą pozycję osoby wypowiadającej to słowo.

Po drugie jest formułą zarezerwowaną dla gospodarza witającego swoich gości: gdy przyjeżdżaliśmy do mojej babci mieszkającej w innym mieście, ta stała w drzwiach i z wielką radością mówiła: Witajcie w domu! To było bardzo ciepłe powitanie. Czy nadawca mejla może być gospodarzem?

Na początku artykułu pisałam o zasadzie symetrii w formułach rozpoczynających i kończących mejl. Pół żartem, pół serio – jeśli Witam, to i Żegnam. A może jeszcze: Żegnam Pana? Odbiorca mejla nie poczułby się raczej uszanowany…

Z poważaniem – forma zdawkowa, urzędnicza

Ta forma, tak samo jak Witam, jest krótka, więc coraz popularniejsza. Została zaczerpnięta z korespondencji urzędowej, gdzie urzędnik nie ma potrzeby (nie chce?) ocieplać relacji z obywatelem i stosuje to właśnie zdawkową pożegnanie, które nie każdy uważa za uprzejme.

W polskich obyczajach językowych przyjęło się bowiem, że grzeczny, znaczy rozbudowany. Jeśli chcę poprosić męża, aby zrobił mi herbatę, mogę powiedzieć: Skarbie, czy mógłbyś zrobić mi herbatę? Brzmi to inaczej niż: Zrób mi herbatę!

Zasady grzeczności są takie same bez względu na to, czy zwracamy się do kogoś bezpośrednio czy mejlowo. Dlatego zamiast Z poważaniem możesz napisać:

  • Łączę wyrazy poważania,
  • Proszę przyjąć wyrazy poważania,
  • Z wyrazami poważania,
  • Łączę wyrazy szacunku,
  • Z wyrazami szacunku,
  • Proszę przyjąć wyrazy szacunku,
  • Łączę wyrazy prawdziwego szacunku

Jak widzisz, jest z czego wybierać!

Naprawdę warto zastanowić się przez moment, w jaki sposób zacząć i zakończyć e-mail, zwłaszcza jeśli nie znasz osoby, do której go wysyłasz. Mam nadzieję, że to, co napisałam, pomoże ci dobrać odpowiednie słowa.

Ten post ma 20 komentarzy

  1. Malina

    Ufff! Już myślałam, że stawianie przecinka po „pozdrawiam” jest jedyną słuszną opcją. A tu się okazuje, że nie :) Nie ukrywam, że się cieszę :)

  2. Ola

    Podobno stawianie przecinka po pozdrawiam jest jednak błędem.

    1. Aleksandra

      Błędem nie jest na pewno. Jeśli ktoś nie chce tam przecinka, po prostu go nie stawia. I też jest ok.

      1. Katarzyna Kwapińska

        Z tym „pozdrawiam” nie jest tak jednoznacznie. Guru edytorów – Adam Wolański – zaleca jednak nic nie stawiać, gdyż enter robi tu za przecinek. Pewnie z czasem usus społeczny rozstrzygnie :-)

  3. Jarek

    Dzień dobry

    Czy przy powitaniu samym „Cześć” lub „Dzień dobry” w e-mailu do współpracowników firmy z którymi jesteśmy na Ty należy stawiać przecinek? Czy lepiej jak go tam nie ma?
    Oczywiście zdanie na początku treści chciałbym rozpocząć wielką literą jak przystało na język polski.

    1. Aleksandra

      W tej sytuacji widziałabym następujące możliwości:
      1.
      Cześć,
      pierwsze zdanie małą literą (jako kontynuacja tego „cześć”).

      2.
      Cześć
      Pierwsze zdanie wielką literą.

      3.
      Cześć!
      Pierwsze zdanie wielką literą.

      Serdecznie pozdrawiam,
      Ola Wasiak

  4. Juliusz

    Dzięki za ciekawy wpis. A dlaczego na końcu przywitania nie stawiamy kropki? Gdyby to było w jednym akapicie, to pasowałoby użyć kropki zamiast przecinka.

    Np.
    Dzień dobry Aniu. Przepraszam, że dawno nie pisałem…
    Aniu, dziękuję za wiadomość…
    Aniu! Już nie mogę się doczekać naszego spotkania…

    1. Aleksandra

      Wygląda na to, że jest to kwestia tradycji (schematu). W papierowych listach był wykrzyknik, ale z jakiegoś powodu stał się synonimem krzyczenia. Teraz wszyscy tacy wrażliwi się stali. Może właśnie dlatego?

      1. Julek

        Dzięki! Czasami mimochodem stawiam kropkę, chociaż przyznam, że dziwnie to wygląda w przypadku krótkich sformułowań w przywitaniu. W korespondencji do znajomych stawiam wykrzyknik, ale w przypadku komunikacji służbowej staram się unikać, bo kto wie, na jakiego neurotyka jeszcze trafię po drugiej stronie.

    2. Elżbieta

      Zdecydowanie jestem za używaniem kropki.
      Dzień dobry.
      W końcu to przecież koniec mojego jednego wypowiedzenia /bo to jak wiadomo nie jest zdanie/.
      Cieszę się, że tutaj , w artykułach i wpisach na temat kultury języka, wreszcie zaistniała odważna pisownia słowa mejl, mejla….
      Jeśli to Polska, to od wieków piszemy tak jak mówimy i słyszymy.
      Pozdrawiam autorów,
      Elżbieta.

  5. Ewa

    Dzień dobry,
    czy przy rozpoczynaniu wiadomości od „Dzień dobry Pani Aniu” powinniśmy postawić przecinek między „dzień dobry” a „panią Anią”? Nigdy tego nie robiłam, ale coraz częściej spotykam się z taką praktyką i zastanawiam się, czy nie popełniam w ten sposób błędu.

    1. Aleksandra

      Z punktu widzenia interpunkcji „Pani Aniu” jest wykrzyknikiem, więc tak, należy postawić przecinek. Natomiast zwyczajowo się go nie stawia. Takie samo pytanie nasuwa się przy okazji końca roku – czego mamy życzyć: „szczęśliwego nowego roku” (czyli całego), czy „Nowego Roku” (czyli święta obchodzonego 1 stycznia)? Pisałam o tym artykuł: https://kulturajezyka.pl/2014/12/24/czym-sie-rozni-nowy-rok-od-nowego-roku/.

  6. Monika

    Według Poradni językowej PWN wynika, że po wyrażeniu „Z poważaniem”, „Serdecznie pozdrawiam” itp. nie powinno się stawiać przecinka jeżeli zamyka ono wiersz. Niemniej, jest to tak powszechen zjawisko, że śmiem twierdzić, że za kilka lat, stanie się ono dopuszczalną formą. Cytuję Poradnię Językową: „Po pozdrowieniach, jeśli zamykają wiersz, nie umieszczamy przecinka. Formułę pozdrowień przyjęło się umieszczać w osobnym wierszu, podpisu w żadnym wypadku nie zamykamy kropką. W sumie więc nawet najbardziej tolerancyjny korektor powinien usunąć z Pana listu dwie kropki po nazwisku – jedną z listu cytowanego (listu w liście), drugą z listu zawierającego cytat.” (https://sjp.pwn.pl/poradnia/haslo/szczegoly-dotyczace-konstrukcji-e-maila;13166.html).

    Serdecznie pozdrawiam
    Monika

    1. Aleksandra

      To trochę jak z zasadą, że z część opisową przydawki rozwiniętej umieszczamy po przydawce. Tak brzmi zasada z podręcznika do kultury języka. Jednak jak patrzymy w tekstach, wcale tak nie jest. Kwestia sformułowania zasady. :) Z punktu widzenia interpunkcji mógłby być tam również myślnik. Skoro wiersz przywitania dzielimy na dwa i przecinek jest ok, to dlaczego w zakończeniu miałby już być błędny? Dlatego w artykule podałam, że zarówno z przecinkiem jak i bez niego jest ok.
      Gratuluję dociekliwości i serdecznie pozdrawiam!

  7. użytkownik

    Czy w temacie wiadomości na końcu stawiamy kropkę? np. Sprawozdanie.
    czy nie stosujemy znaków interpunkcyjnych?

    1. Aleksandra

      Temat e-maila potraktowałabym jak tytuł książki. Czyli nie stawiałabym tam kropki.

  8. Beata

    Dzień dobry,
    Często piszę e-maile do kilku koleżanek jednocxześnie i lubię zaczęć je od „Cześć dziewczyny”. Czy to powinno być raczej „Cześć Dziewczyny”?

    1. Aleksandra

      Użycie wielkiej litery ze względów uczuciowych jest mocno indywidualną kwestią. Niestety dziś ta zasada jest nadużywana.
      Uważam, że w tak luźnych relacjach, jakimi są relacje koleżeńskie, wystarczy „dziewczyny”. Aby wyrazić szacunek do koleżanek, możesz pisać wielką literą zaimki osobowe (czyli: Wy, Wam, o Was, z Wami).

  9. ewa

    Bardzo ciekawe wskazówki. Tylko jak nauczyć pracownika, by pisząc tekst stawiał przecinek, a następnie spację? Że przed przecinkiem nie stosuje się spacji?

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.