Ms Word: Jak zrobići zaktualizować automatyczny spis treści

Oto, jak zrobić automatyczny spis treści w Wordzie:

  1. Zmień tytuły i podtytuły na style nagłówkowe: Nagłówek 1 – skrót klawiszowy Ctrl + Alt + 1; Nagłówek 2 – Ctrl + Alt + 2, Nagłówek 3 – Ctrl + Alt + 3 itd.
  2. Na wstążce kliknij kartę Odwołania.
  3. Kliknij przycisk Spis treści i wybierz pierwszą pozycję z listy.

Ms Word wstawi Ci automatyczny spis treści!

Tak wygląda automatyczny spis treści w Wordzie:

Na obrazku widać, jak wygląda automatyczny spis treści w Wordzie.

Aleksandra Wasiak | Kultura Języka | Wszelkie prawa zastrzeżone (R)

Męczą Cię już wybryki Worda? Chcesz się dowiedzieć,
jak sobie z tym radzić?

Zapisz się na mój mejling! Co pewien czas podeślę Ci krótką poradę czy trik, które są dostępne tylko dla moich subskrybentów.

Gdy pokazuję to na swoich szkoleniach z Worda, zwykle uczestnicy robią wielkie oczy. Są zaskoczeni, że robienie spisu treści w Wordzie jest naprawdę takie szybkie i łatwe. Zwykle wtedy słyszę: „A ja w pracy licencjackiej miałam problem, bo robiłam to ręcznie. Gdybym wtedy wiedziała…”.

No to teraz przeczytaj, jak krok po kroku zrobić automatyczny spis treści w Wordzie.

Użyj stylów nagłówkowych

Żeby zrobić automatyczny spis treści, musisz wskazać Wordowi, co ma się w nim znaleźć. Robisz to za pomocą fundamentalnego narzędzia – stylów. A dokładniej stylów nagłówkowych.

Jeśli nie użyjesz stylów nagłówkowych, przycisk Spis treści po prostu nie zadziała.

Standardowo piszesz stylem Normalnym

Zauważ, że cokolwiek piszesz w Wordzie, ramką otoczony jest pierwszy styl w galerii – Normalny.

Na obrazku widać kartę Narzędzia główne ze wskazanym zaznaczonym stylem Normalnym. Tym stylem nie da się stworzyć automatycznego spisu treści w Wordzie.
Styl Normalny na wstążce w Wordzie

 

Skoro jest otoczony, to znaczy, że go używasz. Oczywiście możesz go zmieniać: pogrubić, powiększyć czcionkę, zmienić mi kolor. Dzięki tym zabiegom, owszem, tekst będzie wyglądał inaczej, jednak nie zmieni swoich właściwości z punktu widzenia Worda. A jedną z takich właściwości jest właśnie możliwość znalezienia się w automatycznym spisie treści.

Tekst pisany stylem Normalnym nie znajdzie się w automatycznym spisie treści.

Taką właściwość mają za to style nagłówkowe: Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3.

 

Dlatego musisz zmienić swoje tytuły i podtytuły na ww. style:

Screenshot pokazuje tekst w Ms Wordzie, gdzie fragmenty używają stylu Nagłówek 1 – niezbędnego do stworzenia automatycznego spisu treści.
Tytuły korzystają ze stylu Nagłówek 1

Jak zmienić styl Normalny na Nagłówek 1

Aby zmienić styl z Normalnego na Nagłówek 1:

  1. Ustaw kursor w danym akapicie, np. do tytułu.
  2. Naciśnij skrót klawiszowy: CTRL + ALT + 1
  3. Lub kliknij na nazwę stylu Nagłówek 1 na wstążce

I oto cała filozofia. Word natychmiast dostosuje wygląd tekstu do ustawień wybranego stylu.

Screenshot pokazuje style nagłówkowe na wstążce, dzięki którym stworzysz automatyczny spis treści w Ms Wordzie.
Style nagłówkowe są podstawą stworzenia automatycznego spisu treści w Wordzie.

Wstawianie spisu treści

Gdy już zamienisz wszystkie tytuły na styl Nagłówek 1, a podtytuły na Nagłówek 2 itd., możesz przejść do wstawienia automatycznego spisu treści.

Przejdź do miejsca, gdzie ma być spis i kliknięciem ustaw się w pustym akapicie.

Przejdź na kartę Odwołania i kliknij przycisk Spis treści. Wybierz pierwszą pozycję:

Lokalizacja przycisku Spis treści do tworzenia automatycznego spisu treści w Wordzie.

Automatyczny spis treści wstawiony. Szybko, łatwo i przyjemnie!

Jeśli wstawiłeś spis na początek pracy, od razu go zaktualizuj.

Po co aktualizować spis treści od razu po jego wstawieniu

Gdy wstawisz automatyczny spis treści na początek swojej pracy, od razu go zaktualizuj! Koniecznie! Zauważ, że zajmuje on nieco miejsca, więc o tyle przesunęła się treść całego twojego dokumentu. Niestety Ms Word nie uwzględnia tego faktu w momencie wstawiania spisu treści, przez co podane w spisie numery stron są nieaktualne!

I jeszcze większe niestety – Word nie informuje nas o tym.

Dlatego ja to robię.

Zobacz, na poniższym obrazku wstęp jest na trzeciej stronie (pierwsza to strona tytułowa, druga jest pusta):

 

Jak zaktualizować automatyczny spis treści w Wordzie – wstęp na trzeciej stronie pracy licencjackiej lub pracy magisterskiej
Wstęp znajduje się na 3. stronie pracy dyplomowej

 

Praca jest dość obszerna – ma dużo punktów, które spis treści musi uwzględnić. Dlatego też będzie on długi. Zobacz, co się dzieje, gdy wstawimy spis na początek dokumentu:

 

Jak zaktualizować automatyczny spis treści w Wordzie – wstęp przesuwa się na kolejną stronę dokumentu Word

Gdy wstawiłam spis treści, wstęp przesunął się na 4. stronę pracy, jednak numeracja spisu tego nie uwzględniła

 

Wstęp był na stronie 3, teraz jest na 4. Jego miejsce zajął spis treści, tylko że… nie uwzględnił tego we własnej numeracji. Zobacz:

 

Jak zaktualizować automatyczny spis treści w Wordzie – spis treści, na którym widać, że rozdział 1 zaczyna się na 3 stronie, co jest nieprawdą. Trzeba zaktualizować spis.
Wstawiony spis treści przesunął resztę dokumentu, ale numeracja tego nie uwzględnia

 

No tak to ma, ten nasz kochany Word. Na pocieszenie dodam, że to nie jedyna taka wtopa. Ale spokojnie, damy radę Worda okiełznać. Po prostu zaktualizujemy spis treści. Automatycznie, oczywiście.

Aleksandra Wasiak | Kultura Języka | Wszelkie prawa zastrzeżone (R)

Męczą Cię już wybryki Worda? Chcesz się dowiedzieć,
jak sobie z tym radzić?

Zapisz się na mój mejling! Co pewien czas podeślę Ci krótką poradę czy trik, które są dostępne tylko dla moich subskrybentów.

Jak zaktualizować spis treści

Oto, jak zaktualizować spis treści w Wordzie:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na spisie treści.
  2. Wybierz polecenie Aktualizuj pole.
  3. Zaznacz, co chcesz zaktualizować – numery stron czy cały spis.

 

Gotowe!

 

Jak zaktualizować automatyczny spis treści w Wordzie – wywołaj menu podręczne aktualizacji spisu treści
Z menu podręcznego wybierz Aktualizuj pole
Na obrazku widać okno aktualizacji automatycznego spisu treści w Wordzie.

Wystarczy zaktualizować numery stron.

Obrazek przedstawia zaktualizowany automatyczny spis treści w Wordzie.
Numeracja uaktualniona!

 

Kiedy aktualizować wyłącznie numery stron

Okno aktualizacji daje nam możliwość aktualizacji zarówno tylko numerów stron, jak i całego spisu. Zastanawiasz się, po co to rozróżnienie?

Tak jakby twórcy Worda przewidzieli, że wielu użytkowników zamiast korzystać ze stylów będzie uparcie zmieniać wygląd tekstu pisanego stylem Normalnym, a w konsekwencji i spisu treści. No bo to oczywiście też jest styl. W dodatku oba są połączone. Ale o tym może kiedy indziej.

No w każdym razie taki użytkownik zmieni sobie formatowanie automatycznego spisu treści, potem go aktualizuje w całości i… formatowanie znika. Oczywiście wystarczy zaktualizować numery stron, by problem się nie pojawił.

 

Kiedy aktualizować całość

Czasami jednak trzeba zaktualizować cały spis, bo:

  • zmieniłeś nazwę rozdziału,
  • dopisałeś element pracy, który musi się pojawić w spisie treści, np. podrozdział,
  • zmieniłeś kolejność rozdziałów lub podrozdziałów, w konsekwencji zmieniła się struktura spisu treści, co musi być w nim odzwierciedlone,
  • usunąłeś jakiś fragment.

 

Oczywiście przy aktualizacji wybieramy tę opcję:

Na obrazku widać okno aktualizacji automatycznego spisu treści w Wordzie z zaznaczoną opcją aktualizacji całego spisu treści.
Aktualizujemy cały spis

 

No i rozwiązała się zagadka, jak dodać rozdział do spisu treści. Jak widzisz, żadna to sztuczka, zwykła aktualizacja spisu.

Aleksandra Wasiak | Kultura Języka | Wszelkie prawa zastrzeżone (R)

Potrzebujesz więcej?

Dalsze praktyczne wskazówki dot. Worda wysyłam e-mailem jedynie swoim subskrybentom.

Piszesz się?

W pierwszym e-mailu przeczytasz, jak ja to robię,
że tekst mi się NIE ROZJEŻDŻA!

Zobacz jeszcze:

Ikona: Kultura Języka Word pusta strona jak usunąć

Jak wstawić i usunąć pustą stronę

Klikasz przycisk Spis treści i jakoś nie działa? A masz oznaczone tytuły jako style nagłówkowe? Zobacz, jak to zrobić. >>

Ikona: Kultura Języka Word twarda spacja nierozdzielająca

Jak wstawić twardą spację

aby przenieść pojedyncze litery (a, i, o, u, w, z) do następnego wiersza. Twarda spacja to inaczej nierozdzielająca. >>

Ikona: Kultura Języka Word jako PDF

Jak zapisać Worda jako PDF

Są 2 szybkie sposoby. Można to zrobić bezpośrednio z panelu Worda, nie trzeba mieć nawet drukarki. >>