Są 2 sposoby na to, jak zapisać plik Word w PDF-ie. Wybierz ten, który uważasz za szybszy i łatwiejszy.
Zawartość artykułu:
Aby PDF nie otwierał się od razu po eksporcie…
Czy w PDF-ie będzie działał spis treści?
Szyfrowanie PDF-a przy użyciu hasła
Po co zapisywać plik Word w PDF-ie
Formularz w zahasłowanym pliku Worda lepszy od PDF-a
Sposób 1: Plik – Zapisz jako
Pierwszy sposób zapisania pliku Word do PDF-a to metoda, którą nazywam Plik – Zapisz jako. Bo właśnie to są główne nazwy miejsc, gdzie się klika.
Jak wygodnie zapisać dokument Word w PDF-ie
1. Naciśnij klawisz funkcyjny F12.
2. Pod nazwą zapisywanego pliku rozwiń listę Zapisz jako typ, wybierz Plik PDF.
3. Zatwierdź enterem/Zapisz.
Jeśli jesteś przyzwyczajony do myszki, możesz w punkcie 1. zrobić tak: kliknij kartę Plik; polecenie Zapisz jako i wybierz miejsce docelowe dla dokumentu.
Dla wygody screenshoot:
W ogóle uważam różne opcje zapisywania pliku Ms Word za mocno niedoceniane.
Sposób 2: Plik – Eksportuj
A oto drugi sposób, w jaki można z Worda zrobić PDF-a:
1. Kliknij kartę Plik; polecenie Eksportuj.
2. Naciśnij duży klawisz Utwórz plik PDF/XPS.
Na screenshocie wygląda to tak:
Otworzy się dokładnie to samo okno, które omawiałam w pierwszym sposobie.
Aby PDF nie otwierał się od razu po eksporcie…
Gdy przekonwertujesz plik Worda, od razu otworzy ci się gotowy PDF. Tak jest w standardzie, ale można to wyłączyć.
Po prostu zanim zapiszesz dokument, odhacz opcję Otwórz plik po opublikowaniu. Przydatne, gdy zapisujesz dużo plików.
Uwaga! Checkbox może być w różnych miejscach – nawet na jednym komputerze! Generalnie szukaj tekstu.
Pamiętaj, by ten checkbox odznaczać za każdym razem, gdy zapisujesz dokument jako PDF, bo działa jednorazowo. Niestety raz odkliknięte nie jest uniwersalne…
Czy w PDF-ie będzie działał spis treści?
Zapewne chcesz, aby w PDF-ie działały wszystkie spisy (spis treści, tabel, rysunków etc.), które tam wstawiłeś w Wordzie, prawda?
Na szczęście przewidzieli to twórcy, dlatego wszelkie ułatwienia dostępu typu właśnie spis treści, hiperłącza czy odsyłacze będą działać – to standardowe ustawienie podczas konwersji pliku Worda do PDF-a. W opcjach zapisywania jako PDF jest zaznaczony checkbox Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu. Zobacz:
W ogóle to jeśli zastanawiasz się, dlaczego uparcie stawiam dywiz (-) przy odmianie PDF, zajrzyj do mojego artykułu, w którym to wyjaśniam.
Szyfrowanie PDF-a przy użyciu hasła
Aby zaszyfrować eksportowany plik, wejdź w opcje eksportu, zanim finalnie klikniesz Zapisz. Tam znajduje się możliwość nadania hasła.
Czyli w skrócie, jak zaszyfrować plik PDF przy użyciu hasła:
1. Wywołaj okno zapisywania jako PDF (F12; Zapisz jako typ: Plik PDF).
2. Kliknij przycisk Opcje.
3. Na samym dole zaznacz checkbox Szyfruj dokument przy użyciu hasła.
4. Nadaj hasło (liczba znaków: 6–32). Pozatwierdzaj wszystkie okna.
Jak widzisz, hasło wymagane przez Worda nie jest skomplikowane. Ani też nigdzie nie zapisywane.
Gdy będziesz chciał otworzyć wyeksportowanego PDF-a, program poprosi cię o podanie hasła:
Po co zapisywać plik Word w PDF-ie
Jest kilka zalet:
Po pierwsze jeśli wyślesz komuś plik PDF zamiast Worda, masz pewność, że nic się nie rozjedzie: formatowanie, czcionki, ustawienia strony. Nic.
Bo z tego punktu widzenia można PDF-a potraktować jak obrazek. Wystarczy, by odbiorca zobaczył, przeczytał, wyciągnął wnioski.
Po drugie PDF-a trudniej edytować, więc laik tego nie zrobi. Aby zmienić coś w pliku PDF trzeba większej wiedzy z zakresu szeroko rozumianej informatyki, niż żeby zmienić coś w Wordzie. Umówmy się – dopisywania i kasowania znaków w Wordzie uczą już w pierwszej klasie.
Dlatego warto eksportować dokumenty do PDF-a, jeśli chcemy, by odbiorca tylko zapoznał się z treścią.
Formularz w zahasłowanym pliku Worda lepszy od PDF-a
Natomiast jeśli użytkownik ma coś uzupełnić, np. jakiś wniosek w wersji elektronicznej, to lepiej dać mu odpowiednio przygotowany plik Worda wykorzystujący odpowiednie opcje.
Gdy mówię odpowiednie opcje, mam oczywiście na myśli zahasłowanego Worda z możliwością wypełniania wyłącznie pól formularza, czyli coś takiego:
Generalnie użytkownik wpisuje tylko tyle, na ile pozwolił mu autor. Zobacz, jak to wygląda na przykładzie daty:
Poniżej finalnie wypełniony wniosek. Oczywiście zielony jest tylko po to, by przykuć twoją uwagę. Normalnie kolorów by nie było w żadnej wersji.
Dokładny sposób stworzenia takiego formularza omawiam na szkoleniu Ms Word: Niezbędne narzędzia w codziennej pracy. Zachęcam, abyś poznał jego zakres i zobaczył, czego jeszcze mogę cię na nim nauczyć!
