Jak zapisać i zahasłować plik Word w PDF-ie

Są 2 sposoby na to, jak zapisać plik Word w PDF-ie. Wybierz ten, który uważasz za szybszy i łatwiejszy.

Zawartość artykułu:

Sposób 1: Plik – Zapisz jako

Sposób 2: Plik – Eksportuj

Aby PDF nie otwierał się od razu po eksporcie…

Czy w PDF-ie będzie działał spis treści?

Szyfrowanie PDF-a przy użyciu hasła

Po co zapisywać plik Word w PDF-ie

Formularz w zahasłowanym pliku Worda lepszy od PDF-a

Sposób 1: Plik – Zapisz jako

Pierwszy sposób zapisania pliku Word do PDF-a to metoda, którą nazywam Plik – Zapisz jako. Bo właśnie to są główne nazwy miejsc, gdzie się klika.

Jak wygodnie zapisać dokument Word w PDF-ie

1. Naciśnij klawisz funkcyjny F12.

2. Pod nazwą zapisywanego pliku rozwiń listę Zapisz jako typ, wybierz Plik PDF.

3. Zatwierdź enterem/Zapisz.

Jeśli jesteś przyzwyczajony do myszki, możesz w punkcie 1. zrobić tak: kliknij kartę Plik; polecenie Zapisz jako i wybierz miejsce docelowe dla dokumentu.

Dla wygody screenshoot:

Obrazek przedstawia okno zapisywania pliku Word do PDF-a. Sposób 1.
Okno zapisywania pliku Word do PDF-a. W tle widok Backstage

W ogóle uważam różne opcje zapisywania pliku Ms Word za mocno niedoceniane.

Sposób 2: Plik – Eksportuj

A oto drugi sposób, w jaki można z Worda zrobić PDF-a:

1. Kliknij kartę Plik; polecenie Eksportuj.

2. Naciśnij duży klawisz Utwórz plik PDF/XPS.

Na screenshocie wygląda to tak:

Na obrazku mamy widok Backstage z omawianym sposobem zapisywania Worda do formatu PDF: Plik, Eksportuj. Sposób 2.
Widok Backstage, opcja eksportu pliku i przycisk Utwórz plik PDF/XPS

Otworzy się dokładnie to samo okno, które omawiałam w pierwszym sposobie.

Aby PDF nie otwierał się od razu po eksporcie…

Gdy przekonwertujesz plik Worda, od razu otworzy ci się gotowy PDF. Tak jest w standardzie, ale można to wyłączyć.

Po prostu zanim zapiszesz dokument, odhacz opcję Otwórz plik po opublikowaniu. Przydatne, gdy zapisujesz dużo plików.

Uwaga! Checkbox może być w różnych miejscach – nawet na jednym komputerze! Generalnie szukaj tekstu.

Na obrazku widać okno dialogowe zapisywania pliku ze wskazanym checkboxem Otwórz plik po opublikowaniu.
Otwórz plik po opublikowaniu – odznacz, by nie otwierał się od razu PDF

Pamiętaj, by ten checkbox odznaczać za każdym razem, gdy zapisujesz dokument jako PDF, bo działa jednorazowo. Niestety raz odkliknięte nie jest uniwersalne…

Czy w PDF-ie będzie działał spis treści?

Zapewne chcesz, aby w PDF-ie działały wszystkie spisy (spis treści, tabel, rysunków etc.), które tam wstawiłeś w Wordzie, prawda?

Na szczęście przewidzieli to twórcy, dlatego wszelkie ułatwienia dostępu typu właśnie spis treści, hiperłącza czy odsyłacze będą działać – to standardowe ustawienie podczas konwersji pliku Worda do PDF-a. W opcjach zapisywania jako PDF jest zaznaczony checkbox Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu. Zobacz:

Na obrazku widać opcje zapisywania Worda w PDF-ie i zaznaczoną opcję Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu.
Standardowe opcje zapisywania pliku w PDF-ie

W ogóle to jeśli zastanawiasz się, dlaczego uparcie stawiam dywiz (-) przy odmianie PDF, zajrzyj do mojego artykułu, w którym to wyjaśniam.

Szyfrowanie PDF-a przy użyciu hasła

Aby zaszyfrować eksportowany plik, wejdź w opcje eksportu, zanim finalnie klikniesz Zapisz. Tam znajduje się możliwość nadania hasła.

Czyli w skrócie, jak zaszyfrować plik PDF przy użyciu hasła:

1. Wywołaj okno zapisywania jako PDF (F12; Zapisz jako typ: Plik PDF).

2. Kliknij przycisk Opcje.

3. Na samym dole zaznacz checkbox Szyfruj dokument przy użyciu hasła.

4. Nadaj hasło (liczba znaków: 6–32). Pozatwierdzaj wszystkie okna.

Jak widzisz, hasło wymagane przez Worda nie jest skomplikowane. Ani też nigdzie nie zapisywane.

Wywoływanie opcji zapisu PDF-a, by zaszyfrować go hasłem.
Naciśnij Opcje, by móc zaszyfrować PDF-a hasłem
Szyfrowanie PDF-a przy użyciu hasła.
Okno szyfrowania PDF-a przy użyciu hasła

Gdy będziesz chciał otworzyć wyeksportowanego PDF-a, program poprosi cię o podanie hasła:

Okno, w którym musisz podać hasło, by zobaczyć treść pliku przekonwertowanego do PDF-a.
Okno do wpisania nadanego hasła

Po co zapisywać plik Word w PDF-ie

Jest kilka zalet:

Po pierwsze jeśli wyślesz komuś plik PDF zamiast Worda, masz pewność, że nic się nie rozjedzie: formatowanie, czcionki, ustawienia strony. Nic.

Bo z tego punktu widzenia można PDF-a potraktować jak obrazek. Wystarczy, by odbiorca zobaczył, przeczytał, wyciągnął wnioski.

Po drugie PDF-a trudniej edytować, więc laik tego nie zrobi. Aby zmienić coś w pliku PDF trzeba większej wiedzy z zakresu szeroko rozumianej informatyki, niż żeby zmienić coś w Wordzie. Umówmy się – dopisywania i kasowania znaków w Wordzie uczą już w pierwszej klasie.

Dlatego warto eksportować dokumenty do PDF-a, jeśli chcemy, by odbiorca tylko zapoznał się z treścią.

Formularz w zahasłowanym pliku Worda lepszy od PDF-a

Natomiast jeśli użytkownik ma coś uzupełnić, np. jakiś wniosek w wersji elektronicznej, to lepiej dać mu odpowiednio przygotowany plik Worda wykorzystujący odpowiednie opcje.

Gdy mówię odpowiednie opcje, mam oczywiście na myśli zahasłowanego Worda z możliwością wypełniania wyłącznie pól formularza, czyli coś takiego:

Wniosek urlopowy przygotowany w Wordzie. We wniosku można edytować wyłącznie pola oznaczone na zielono – pola formularza.
We wniosku można edytować wyłącznie pola oznaczone na zielono – pola formularza

Generalnie użytkownik wpisuje tylko tyle, na ile pozwolił mu autor. Zobacz, jak to wygląda na przykładzie daty:

Wniosek urlopowy przygotowany w Wordzie z wykorzystaniem pól formularza.

Poniżej finalnie wypełniony wniosek. Oczywiście zielony jest tylko po to, by przykuć twoją uwagę. Normalnie kolorów by nie było w żadnej wersji.

Dokładny sposób stworzenia takiego formularza omawiam na szkoleniu Ms Word: Niezbędne narzędzia w codziennej pracy. Zachęcam, abyś poznał jego zakres i zobaczył, czego jeszcze mogę cię na nim nauczyć!

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.