Jak zapisać i zahasłować plik Worda w PDF-ie

Oto, jak zapisać plik Ms Word jako PDF:

  1. Na klawiaturze naciśnij klawisz funkcyjny F12.
  2. Pod nazwą zapisywanego pliku rozwiń listę Zapisz jako typ Wybierz Plik PDF.
  3. Zatwierdź klawiszem Enter lub kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli jesteś przyzwyczajony do myszki, możesz w punkcie 1. zrobić tak: kliknij kartę Plik; polecenie Zapisz jako i wybierz miejsce docelowe dla dokumentu.

Obrazek przedstawia okno zapisywania pliku Word do PDF-a. Sposób 1.

W ogóle uważam różne opcje zapisywania pliku Ms Word za mocno niedoceniane.

Jest jeszcze drugi sposób, w jaki można z Worda zrobić PDF-a:

Jak klikniesz kartę Plik, przeniesiesz się do widoku Backstage. Tam wybierz polecenie Eksportuj. Następnie naciśnij duży klawisz Utwórz plik PDF/XPS. Na screenshocie wygląda to tak:

Na obrazku mamy widok Backstage z omawianym sposobem zapisywania Worda do formatu PDF: Plik, Eksportuj. Sposób 2.

Otworzy się dokładnie to samo okno, co wcześniej.

Aleksandra Wasiak | Kultura Języka | Wszelkie prawa zastrzeżone (R)

Męczą Cię już wybryki Worda? Chcesz się dowiedzieć,
jak sobie z tym radzić?

Zapisz się na mój mejling! Co pewien czas podeślę Ci krótką poradę czy trik, które są dostępne tylko dla moich subskrybentów.

Jak zrobić, aby PDF nie otwierał się od razu po eksporcie

Gdy przekonwertujesz plik Worda, od razu otworzy ci się gotowy PDF. Tak jest w standardzie, ale można to wyłączyć.

Po prostu zanim zapiszesz dokument, odhacz opcję Otwórz plik po opublikowaniu. Przydatne, gdy zapisujesz dużo plików.

Uwaga! Checkbox może być w różnych miejscach – nawet na jednym komputerze! Generalnie szukaj tekstu.

Na obrazku widać okno dialogowe zapisywania pliku ze wskazanym checkboxem Otwórz plik po opublikowaniu.
Otwórz plik po opublikowaniu – odznacz, by nie otwierał się od razu PDF

 

Pamiętaj, by ten checkbox odznaczać za każdym razem, gdy zapisujesz dokument jako PDF, bo działa jednorazowo. Niestety raz odkliknięte nie jest uniwersalne…

 

Czy w PDF-ie będzie działał spis treści?

Zapewne chcesz, aby w PDF-ie działały wszystkie spisy (spis treści, tabel, rysunków etc.), które tam wstawiłeś w Wordzie, prawda?

Na szczęście przewidzieli to twórcy, dlatego wszelkie ułatwienia dostępu typu właśnie spis treści, hiperłącza czy odsyłacze będą działać – to standardowe ustawienie podczas konwersji pliku Worda do PDF-a.

W opcjach zapisywania jako PDF jest zaznaczony checkbox Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu. Zobacz:

Na obrazku widać opcje zapisywania Worda w PDF-ie i zaznaczoną opcję Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu.
Standardowe opcje zapisywania pliku w PDF-ie
W ogóle to jeśli zastanawiasz się, dlaczego uparcie stawiam dywiz (-) przy odmianie PDF, zajrzyj do tego artykułu.

 

Szyfrowanie PDF-a przy użyciu hasła

Aby zaszyfrować eksportowany plik, wejdź w opcje eksportu, zanim finalnie klikniesz Zapisz. Tam znajduje się możliwość nadania hasła.

Czyli w skrócie, jak zaszyfrować plik PDF przy użyciu hasła:

  1. Wywołaj okno zapisywania jako PDF (F12; Zapisz jako typ: Plik PDF).
  2. Kliknij przycisk Opcje.
  3. Na samym dole zaznacz checkbox Szyfruj dokument przy użyciu hasła.
  4. Nadaj hasło (liczba znaków: 6–32). Pozatwierdzaj wszystkie okna.

Jak widzisz, hasło wymagane przez Worda nie jest skomplikowane. Ani też nigdzie nie zapisywane.

Wywoływanie opcji zapisu PDF-a, by zaszyfrować go hasłem.Naciśnij Opcje, by móc zaszyfrować PDF-a hasłem

 

Szyfrowanie PDF-a przy użyciu hasła.
Okno szyfrowania PDF-a przy użyciu hasła

 

Gdy zechcesz otworzyć wyeksportowanego PDF-a, program poprosi cię o podanie hasła:

Okno, w którym musisz podać hasło, by zobaczyć treść pliku przekonwertowanego do PDF-a.
Okno do wpisania nadanego hasła



Po co zapisywać plik Word w PDF-ie

Jest kilka zalet:

Po pierwsze jeśli wyślesz komuś plik PDF zamiast Worda, masz pewność, że nic się nie rozjedzie: formatowanie, czcionki, ustawienia strony. Nic.

Bo z tego punktu widzenia można PDF-a potraktować jak obrazek. Wystarczy, by odbiorca zobaczył, przeczytał, wyciągnął wnioski.

Po drugie PDF-a trudniej edytować, więc laik tego nie zrobi. Aby zmienić coś w pliku PDF trzeba większej wiedzy z zakresu szeroko rozumianej informatyki, niż żeby zmienić coś w Wordzie. Umówmy się – dopisywania i kasowania znaków w Wordzie uczą już w pierwszej klasie.

Dlatego warto eksportować dokumenty do PDF-a, jeśli chcemy, by odbiorca tylko zapoznał się z treścią.

 

Formularz w zahasłowanym pliku Worda lepszy od PDF-a

Natomiast jeśli użytkownik ma coś uzupełnić, np. jakiś wniosek w wersji elektronicznej, to lepiej dać mu odpowiednio przygotowany plik Worda wykorzystujący odpowiednie opcje.

Gdy mówię odpowiednie opcje, mam oczywiście na myśli zahasłowanego Worda z możliwością wypełniania wyłącznie pól formularza, czyli coś takiego:

Wniosek urlopowy przygotowany w Wordzie. We wniosku można edytować wyłącznie pola oznaczone na zielono – pola formularza.
We wniosku można edytować wyłącznie pola oznaczone na zielono – pola formularza

 

Generalnie użytkownik wpisuje tylko tyle, na ile pozwolił mu autor. Zobacz, jak to wygląda na przykładzie daty:

Wniosek urlopowy przygotowany w Wordzie z wykorzystaniem pól formularza.

 

Poniżej finalnie wypełniony wniosek. Oczywiście zielony jest tylko po to, by przykuć twoją uwagę. Normalnie kolorów by nie było w żadnej wersji.

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

Aleksandra Wasiak | Kultura Języka | Wszelkie prawa zastrzeżone (R)

Potrzebujesz więcej?

Dalsze praktyczne wskazówki dot. Worda wysyłam e-mailem jedynie swoim subskrybentom.

Piszesz się?

W pierwszym e-mailu przeczytasz, jak ja to robię,
że tekst mi się NIE ROZJEŻDŻA!

Zobacz jeszcze:

Ikona: Kultura Języka Word spis treści

Jak wstawić spis treści

Klikasz przycisk Spis treści i jakoś nie działa? A masz oznaczone tytuły jako style nagłówkowe? Zobacz, jak to zrobić. >>

Ikona: Kultura Języka Word pusta strona jak usunąć

Jak usunąć pustą stronę

Jeśli kasujesz entery klawiszami Backspace lub Delete i nie udaje Ci się usunąć pustej strony, spróbuj jednego z tych trzech sposobów. >>

Kultura Języka: Jak odmienić PIT i CIT

Jak odmieniać skrótowce

PDF, PIT, CIT, PKO BP – to wszytko skrótowce, czyli słowa utworzone od pierwszych liter słów składowych. Zobacz, jak się je poprawnie odmienia. >>