Menu
Oto, jak zapisać plik Ms Word jako PDF:
Jeśli jesteś przyzwyczajony do myszki, możesz w punkcie 1. zrobić tak: kliknij kartę Plik; polecenie Zapisz jako i wybierz miejsce docelowe dla dokumentu.
W ogóle uważam różne opcje zapisywania pliku Ms Word za mocno niedoceniane.
Jest jeszcze drugi sposób, w jaki można z Worda zrobić PDF-a:
Jak klikniesz kartę Plik, przeniesiesz się do widoku Backstage. Tam wybierz polecenie Eksportuj. Następnie naciśnij duży klawisz Utwórz plik PDF/XPS. Na screenshocie wygląda to tak:
Otworzy się dokładnie to samo okno, co wcześniej.
Męczą Cię już wybryki Worda? Chcesz się dowiedzieć,
jak sobie z tym radzić?
Zapisz się na mój mejling! Co pewien czas podeślę Ci krótką poradę czy trik, które są dostępne tylko dla moich subskrybentów.
Gdy przekonwertujesz plik Worda, od razu otworzy ci się gotowy PDF. Tak jest w standardzie, ale można to wyłączyć.
Po prostu zanim zapiszesz dokument, odhacz opcję Otwórz plik po opublikowaniu. Przydatne, gdy zapisujesz dużo plików.
Uwaga! Checkbox może być w różnych miejscach – nawet na jednym komputerze! Generalnie szukaj tekstu.
Pamiętaj, by ten checkbox odznaczać za każdym razem, gdy zapisujesz dokument jako PDF, bo działa jednorazowo. Niestety raz odkliknięte nie jest uniwersalne…
Zapewne chcesz, aby w PDF-ie działały wszystkie spisy (spis treści, tabel, rysunków etc.), które tam wstawiłeś w Wordzie, prawda?
Na szczęście przewidzieli to twórcy, dlatego wszelkie ułatwienia dostępu typu właśnie spis treści, hiperłącza czy odsyłacze będą działać – to standardowe ustawienie podczas konwersji pliku Worda do PDF-a.
W opcjach zapisywania jako PDF jest zaznaczony checkbox Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu. Zobacz:
Aby zaszyfrować eksportowany plik, wejdź w opcje eksportu, zanim finalnie klikniesz Zapisz. Tam znajduje się możliwość nadania hasła.
Czyli w skrócie, jak zaszyfrować plik PDF przy użyciu hasła:
Jak widzisz, hasło wymagane przez Worda nie jest skomplikowane. Ani też nigdzie nie zapisywane.
Naciśnij Opcje, by móc zaszyfrować PDF-a hasłem
Gdy zechcesz otworzyć wyeksportowanego PDF-a, program poprosi cię o podanie hasła:
Jest kilka zalet:
Po pierwsze jeśli wyślesz komuś plik PDF zamiast Worda, masz pewność, że nic się nie rozjedzie: formatowanie, czcionki, ustawienia strony. Nic.
Bo z tego punktu widzenia można PDF-a potraktować jak obrazek. Wystarczy, by odbiorca zobaczył, przeczytał, wyciągnął wnioski.
Po drugie PDF-a trudniej edytować, więc laik tego nie zrobi. Aby zmienić coś w pliku PDF trzeba większej wiedzy z zakresu szeroko rozumianej informatyki, niż żeby zmienić coś w Wordzie. Umówmy się – dopisywania i kasowania znaków w Wordzie uczą już w pierwszej klasie.
Dlatego warto eksportować dokumenty do PDF-a, jeśli chcemy, by odbiorca tylko zapoznał się z treścią.
Natomiast jeśli użytkownik ma coś uzupełnić, np. jakiś wniosek w wersji elektronicznej, to lepiej dać mu odpowiednio przygotowany plik Worda wykorzystujący odpowiednie opcje.
Gdy mówię odpowiednie opcje, mam oczywiście na myśli zahasłowanego Worda z możliwością wypełniania wyłącznie pól formularza, czyli coś takiego:
Generalnie użytkownik wpisuje tylko tyle, na ile pozwolił mu autor. Zobacz, jak to wygląda na przykładzie daty:
Poniżej finalnie wypełniony wniosek. Oczywiście zielony jest tylko po to, by przykuć twoją uwagę. Normalnie kolorów by nie było w żadnej wersji.
W pierwszym e-mailu przeczytasz, jak ja to robię,
że tekst mi się NIE ROZJEŻDŻA!
Klikasz przycisk Spis treści i jakoś nie działa? A masz oznaczone tytuły jako style nagłówkowe? Zobacz, jak to zrobić. >>
Jeśli kasujesz entery klawiszami Backspace lub Delete i nie udaje Ci się usunąć pustej strony, spróbuj jednego z tych trzech sposobów. >>
PDF, PIT, CIT, PKO BP – to wszytko skrótowce, czyli słowa utworzone od pierwszych liter słów składowych. Zobacz, jak się je poprawnie odmienia. >>