Jak hurtowo skasować zbędne znaki w Wordzie – narzędzie „Znajdowanie i zamienianie”

Zdarzyło ci się kiedyś spędzić zbyt dużo czasu na usuwaniu niepożądanych znaków typu podwójne spacje, entery, zakrzywioną strzałkę na końcu linijki w tekście skopiowanym z internetu? Irytujące, prawda? I do tego strata czasu. Pokażę ci, jak hurtowo pozbyć się takich znaków.

Zawartość artykułu:

Jak usunąć zbędne spacje

Jak usunąć podwójne entery

Jak sobie poradzić, gdy zamiast enterów na końcu wierszy są zakrzywione strzałki

Hurtowe usuwanie sierotek z końców wierszy (a, i, o, u, w, z)

Jak usunąć zbędne spacje w Wordzie

Zacznijmy od sytuacji, gdy do tekstu wkradło się trochę zbędnych spacji przed znakami interpunkcyjnymi. Tekst wygląda np. tak:

W dokumencie Ms Word jest akapit, w którym przed kropkami i przecinkami stoją zbędne spacje.
W dokumencie Ms Word jest akapit, w którym przed kropkami i przecinkami stoją zbędne spacje.

Czyli chcemy, aby Ms Word znalazł te problematyczne fragmenty tekstu i je usunął. Problem polega na tym, że trzeba być zaawansowanym programistą VBA, aby napisać takie makro. Na szczęście da się prościej. Użyjemy wordowego narzędzia Znajdowanie i zamienianie.

Narzędzie Znajdowanie i zamienianie

Aby je uruchomić, naciśnij skrót klawiszowy ctrl + H lub na karcie Narzędzia główne w ostatniej grupie przycisków Edytowanie kliknij przycisk Zamień.

Otworzy się następujące okno:

Okno Znajdowanie i zamienianie w Wordzie
Okno Znajdowanie i zamienianie w Wordzie

Zauważ, że Word daje nam możliwość wpisania szukanej frazy i zamiany jej na jakąś inną. Tak naprawdę nie szukamy samych spacji, tylko spacji i znaku interpunkcyjnego, np.:

  1. spacja + przecinek,
  2. spacja + kropka.

Takie połączenia musimy znaleźć i usunąć z nich spację.

Co wpisać w pole Znajdź

Takich kontekstów nie możemy wykasować, tylko zamienić na pożądane, czyli w naszym wypadku na same znaki interpunkcyjne.

Dlatego w pole Znajdź wpisujemy spację i znak interpunkcyjny, a w pole Zamień nasam znak interpunkcyjny.

Czyli na naszym przykładzie zbędnej spacji przed przecinkiem pole Znajdź powinno wyglądać tak jak na obrazku:

Okno Znajdowanie i zamienianie w Wordzie z uzupełnionym polem Znajdź na przykładzie niepotrzebnej spacji przed przecinkiem.
Okno Znajdowanie i zamienianie w Wordzie z uzupełnionym polem Znajdź na przykładzie niepotrzebnej spacji przed przecinkiem.

Gdy używasz tego narzędzia pierwszy raz…

Jeśli używasz tego narzędzia pierwszy raz, zachęcam cię, byś najpierw kliknął przycisk zatwierdzający Znajdź następny. Word przeniesie cię do najbliższego wystąpienia szukanej frazy. I tak kilka razy. To taki test, czy dobrze wszystko wpisałeś.

Za każdym razem możesz wtedy klikać Zamień. A jeśli uznasz, że wpisałeś poprawną regułę, zatwierdź Zamień wszystko. Word wykona hurtową zmianę.

Na końcu zobaczysz komunikat:

Komunikat zmian, które Word wykonał narzędziem Znajdowanie i zamienianie.
Komunikat zmian, które Word wykonał narzędziem Znajdowanie i zamienianie.

Taką samą procedurę możesz powtórzyć dla pozostałych błędów typograficznych, np. podwójnych spacji.

Okno Znajdowanie i zamienianie w Wordzie z uzupełnionym polem Znajdź na przykładzie podwójnej spacji.
Okno Znajdowanie i zamienianie w Wordzie z uzupełnionym polem Znajdź na przykładzie podwójnej spacji.

Więcej o częstych błędach tego typu przeczytasz w artykule o bękartach i wdowach.

Jak usunąć podwójne entery w Wordzie

Narzędzie Znajdowanie i zamienianie może też usprawnić ci usuwanie zbędnych enterów – pustych akapitów. Jeśli kopiowałeś tekst z internetu i teraz musisz go formatować, możesz się spotkać z czymś takim:

Tekst w Wordzie, gdzie widoczne są puste akapity i ręczne podziały wiersza.
Tekst, w którym widoczne są puste akapity i ręczne podziały wiersza

Mam dla ciebie dobrą wiadomość! Nie musisz kasować tego ręcznie! Oczywiście użyjemy narzędzia Znajdowanie i zamienianie. Tylko tym razem skorzystamy z opcji niewidocznych na pierwszy rzut oka i nie tak oczywistych.

Musimy rozwinąć przycisk Więcej >>, znajdujący się w lewym dolnym rogu okna:

Przycisk Więcej >> narzędzia Znajdowanie i zamienianie w Ms Wordzie.
Przycisk Więcej >> narzędzia Znajdowanie i zamienianie w Ms Wordzie.

Oto lekarstwo na większość naszych bolączek!

Naszym celem jest to, by zamienić dwa entery stojące obok siebie na jeden enter. Czyli w praktyce usunąć pusty akapit. Zastanawia cię, dlaczego entery stoją obok siebie? No to zastanów się, jaki znak je dzieli. Żaden. Więc stoją obok siebie.

Przyciski Więcej>> i Specjalne

Ponieważ w pole Znajdź nie da się wstawić entera jako takiego, to musimy wstawić jego kod. Oczywiście dwukrotnie.

Pomoże nam w tym przycisk Specjalne. Z listy wybieramy pozycję pierwszą od góry, czyli Znak akapitu. Uwaga! Nie pomyl z nieco niższą pozycją o tej samej nazwie, obok której stoi znak końca akapitu. A najlepiej po prostu kliknij to, co zaznaczyłam na obrazku:

Narzędzie Znajdowanie i zamienianie, rozwinięta lista Specjalne z zaznaczoną pozycją Znak akapitu i skreśloną Znak końca akapitu.
Narzędzie Znajdowanie i zamienianie, rozwinięta lista Specjalne z zaznaczoną pozycją Znak akapitu i skreśloną Znak końca akapitu.

Jak widzisz, kod entera to daszek + p: ^p. Możesz go wpisywać ręcznie – nie musisz za każdym razem wybierać z listy. Ten daszek znajdziesz nad szóstką na klawiaturze alfanumerycznej. Oczywiście tworzy się go z wciśniętym klawiszem shift, na tej samej zasadzie co małpę: @.

Teraz czas na pole Zamień na. Skoro 2 entery chcemy zamienić na 1, to wpisujemy tylko ^p. A dalej to już tylko kliknij to, co wcześniej: Znajdź następny, Zamień lub Zamień wszystko:

Narzędzie Znajdowanie i zamienianie – pokazane jak zamienić 2 entery na 1 lub inaczej, jak hurtowo pozbyć się dwóch enterów obok siebie.
Jak zamienić 2 entery na 1 lub inaczej, jak hurtowo pozbyć się dwóch enterów obok siebie.

Gdy Word wykona polecenie, wyświetli komunikat o liczbie zmian. Jest to świetny moment, by kazać mu to zrobić jeszcze raz.

Gdy Word wykona polecenie, to każ mu ponownie przeszukać dokument, czyli jeszcze raz naciśnij przycisk Zamień wszystko.

Tę czynność powtarzaj tak długo, aż Word wyświetli, że już nie wykonał żadnej zmiany:

Komunikat, że Word nie wykonał już żadnej zmiany
Komunikat informujący o tym, że Word nie wykonał już żadnej zmiany.

Pamiętaj, aby robić tak zawsze wtedy, gdy w dokumencie masz np. 3 puste akapity obok siebie albo 1 akapit zapisany, a za nim 2 puste.

Zamiast enterów zakrzywione strzałki na końcu wierszy

Na tej samej zasadzie pozbędziemy się znaków ręcznego podziału wiersza, czyli zakrzywionych strzałek na końcu linijek:

Przykład wstawionych ręcznych podziałów wiersza, które będziemy zamieniać na znaki końca akapitu, czyli z każdej linijki zakończonej tym znakiem tworzyć oddzielny akapit.
Przykład wstawionych ręcznych podziałów wiersza, które będziemy zamieniać na znaki końca akapitu, czyli z każdej linijki zakończonej tym znakiem tworzyć oddzielny akapit.

Ręczny podział wiersza powstaje w 3 przypadkach:

  1. Gdy wklejamy coś z internetu i (pewnie nieświadomie) skorzystaliśmy ze standardowej opcji wklejania.
  2. Przez pomyłkę, gdy chcieliśmy wstawić wymagający użycia shifta znak stojący obok entera, czyli np. cudzysłów. No i nacisnęło nam się shift + enter zamiast shift + apostrof, czyli cudzysłów.
  3. jego świadome wstawienie – gdy użytkownik wie, co i po co robi.

Ten ostatni przypadek występuje niestety najrzadziej. A poza tym i tak wtedy nic nie trzeba z tym robić, bo ręczny podział wiersza jest poprawnie użyty, np. w poezji. No w końcu po coś on jest – przecież nie tylko po to, by nam życie utrudniać.

Aby zamienić go na enter, wystarczy że z listy znaków specjalnych wybierzemy Ręczny podział wiersza, jak na obrazku:

: Narzędzie Znajdowanie i zamienianie, rozwinięta lista Specjalne z zaznaczoną pozycją Ręczny podział wiersza.
Narzędzie Znajdowanie i zamienianie, rozwinięta lista Specjalne z zaznaczoną pozycją Ręczny podział wiersza.

Czyli w polu Znajdź wpisujemy daszek + m: ^m lub wybieramy z listy. Natomiast w polu Zamień na: ^p, czyli zwykły enter.

Co wpisać w polach Znajdź i Zamień na, aby zamienić ręczny podział wiersza na enter.
Co wpisać w polach Znajdź i Zamień na, aby zamienić ręczny podział wiersza na enter.

Czujesz, o co chodzi!

Sierotki na końcu wierszy (i, a, o, u, w, z)

Sierotki to pojedyncze litery stojące jako ostatni znak w wierszu: i, a, o, u, w, z – czyli spójniki i przyimki. W artykule pt. „Jak wstawić twardą spację” pisałam o najlepszym ręcznym sposobie radzenia sobie z nimi i nadal namawiam cię do używania twardej spacji.

Jeśli jednak nie chcesz bawić się w to ręcznie ani używać makra pochodzącego z internetu, bo obawiasz się wirusów, to zostaje ci właśnie Znajdowanie i zamienianie.

Skoro Word potrafi zamienić 2 entery na jeden, to potrafi zamienić zwykłą spację na twardą. I to właśnie teraz ci pokażę.

Otwieramy okienko wyszukiwania i zamiany i uzupełniamy pola:

  • Znajdź: spacja + litera + spacja
  • Zamień na: spacja + litera + twarda spacja, czyli ^s wpisane ręcznie lub wybrane z listy jako Spacja nierozdzielająca.

I uwaga, ważne! Trzeba koniecznie zaznaczyć, aby Word uwzględniał wielkość znaków!

Wyszukiwanie z uwzględnieniem wielkości liter

Musimy koniecznie uwzględnić ewentualność, że te pojedyncze litery mogą się w tekście znajdować na początku zdania, czyli są napisane wielką literą. Jednak Word nie będzie na to zwracał uwagi, dopóki go o to nie poprosimy, zaznaczając opcję Uwzględnij wielkość liter:

Wypełnione okno Znajdowanie i zamienianie, gdy chcemy pozbyć się pojedynczych liter na końcu wierszy + zaznaczona opcja Uwzględnij wielkość liter. Dopiero tak uzupełnione okno możemy zatwierdzić przyciskiem Zamień wszystko.
Wypełnione okno Znajdowanie i zamienianie, gdy chcemy pozbyć się pojedynczych liter na końcu wierszy + zaznaczona opcja Uwzględnij wielkość liter.

Dopiero tak uzupełnione okno możesz zatwierdzić przyciskiem Zamień wszystko. Musisz tak zrobić dla wszystkich pojedynczych liter: A, a, I, i, O, o, U, u, W, w, Z, z.

Wady hurtowego usuwania sierotek

Hurtowa zmiana dotyczy wszystkich spacji przed samotnymi literami, nie tylko tych, które stoją na końcu wiersza. Jeśli więc pracujesz na wyjustowanym tekście, to możesz zobaczyć coś takiego:

Bez podreśleń: Kontrast między bardzo rozciągniętymi zwykłymi spacjami a twardymi o stałej szerokości w wyjustowanym tekście w Wordzie. Przyczyna: hurtowa zamiana wszystkich sierotek na twarde spacje.
Kontrast między bardzo rozciągniętymi zwykłymi spacjami a twardymi o stałej szerokości w wyjustowanym tekście w Wordzie. Przyczyna: hurtowa zamiana wszystkich sierotek na twarde spacje.

A teraz ten sam obrazek tylko że z podkreśleniami tego, na co chcę, byś zwrócił uwagę:

Kontrast między bardzo rozciągniętymi zwykłymi spacjami a twardymi o stałej szerokości w wyjustowanym tekście w Wordzie. Przyczyna: hurtowa zamiana wszystkich sierotek na twarde spacje.

Dzieje się tak dlatego, że w przeciwieństwie do zwykłej twarda spacja nie potrafi zmieniać szerokości, więc zawsze nasze nieszczęsne a, i, o, u, w, z są blisko przyklejone do następnego wyrazu.

Zobacz ten sam tekst z włączonymi znakami niedrukowanymi. Wszędzie tam, gdzie coś było nie tak, okazuje się, że stoi spacja nierozdzielająca (twarda):

Przy włączonych znakach niedrukowanych okazuje się, że hurtowa zamiana zwykłej spacji po sierotkach była złym pomysłem.
Przy włączonych znakach niedrukowanych okazuje się, że hurtowa zamiana zwykłej spacji po sierotkach była złym pomysłem.

Dlatego polecam stosowanie twardych spacji wyłącznie tam, gdzie jest to konieczne. Więcej na ten temat przeczytasz w tym artykule.

Widzisz więc, że narzędzie Znajdowanie i zamienianie może bardzo pomóc i zaoszczędzić Twój czas. Zachęcam, byś kombinował, próbował i testował. Jestem pewna, że wkrótce bez niego nie będziesz sobie wyobrażał pracy w Wordzie.

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.